Belege, Geschäftsbriefe

Gewer­be­trei­ben­de, bilan­zie­rungs­pflich­ti­ge Unter­neh­me­rin­nen bzw. Unter­neh­mer oder selbst­stän­dig Täti­ge müs­sen u. a. Bücher, Bilan­zen, Inven­ta­re, Jah­res­ab­schlüs­se, Lage­be­rich­te, Buchungs­be­le­ge min­des­tens zehn Jah­re auf­be­wah­ren. Emp­fan­ge­ne und abge­sen­de­te Han­dels- und Geschäfts­brie­fe sowie sons­ti­ge Unter­la­gen, soweit sie steu­er­lich von Bedeu­tung sind, müs­sen min­des­tens sechs Jah­re auf­be­wahrt wer­den. Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalen­der­jah­res, in dem die letz­te Ein­tra­gung im Buch gemacht wor­den ist oder der Han­dels- oder Geschäfts­brief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den ist oder – bei Bilan­zen – mit Ablauf des Kalen­der­jah­res, in dem der Jah­res­ab­schluss fest- bzw. auf­ge­stellt wur­de (§ 147 Abs. 4 der Abga­ben­ord­nung).

Ablauf der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2024

Zum Jah­res­wech­sel kön­nen Han­dels­bü­cher, Inven­ta­re, Bilan­zen und sämt­li­che Buchungs­be­le­ge aus dem Jahr 2014 ver­nich­tet wer­den. Vor­aus­set­zung ist, dass in die­sen Doku­men­ten der letz­te Ein­trag im Jahr 2014 erfolgt ist. Han­dels- oder Geschäfts­brie­fe, die in 2018 emp­fan­gen oder abge­sandt wur­den, sowie ande­re auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Unter­la­gen aus dem Jahr 2018 und frü­her kön­nen eben­falls ver­nich­tet wer­den.

Ausnahme

Eine all­ge­mei­ne Auf­be­wah­rungs­pflicht besteht unab­hän­gig vom Ver­strei­chen der Auf­be­wah­rungs­frist, wenn die Doku­men­te für die Besteue­rung wei­ter­hin von Bedeu­tung sind. Auch der Zeit­punkt der Zustel­lung von Beschei­den oder grund­sätz­lich das Datum der Abschluss­erstel­lung für die betrof­fe­nen Jah­re ist zu berück­sich­ti­gen.

Besonderheiten bei Einkünften über € 500.000,00

Kapi­tal­an­le­ge­rin­nen sowie Kapi­tal­an­le­ger und im Übri­gen auch sons­ti­ge Steu­er­pflich­ti­ge (z. B. Ver­mie­te­rin­nen und Ver­mie­ter), die soge­nann­te Über­schuss­ein­künf­te im Sin­ne des Ein­kom­men­steu­er­ge­set­zes erzie­len und die­se posi­ti­ven Ein­künf­te im Kalen­der­jahr 2024 mehr als € 500.000,00 betra­gen haben, müs­sen Unter­la­gen über die den Über­schuss­ein­künf­ten zu Grun­de lie­gen­den Ein­nah­men und Wer­bungs­kos­ten sechs Jah­re auf­be­wah­ren (§ 147a Abgabenordnung/AO). Bei zusam­men­ver­an­lag­ten Ehe­gat­ten sind die Ein­künf­te eines jeden Ehe­gat­ten maß­ge­bend. Die Auf­be­wah­rungs­pflich­ten gel­ten, solan­ge die Ein­künf­te­gren­ze über­schrit­ten wird; sie enden mit Ablauf des fünf­ten auf­ein­an­der­fol­gen­den Kalen­der­jah­res, in dem die maß­geb­li­che Betrags­gren­ze nicht mehr über­schrit­ten wor­den ist. Ein­künf­te­be­zie­he­rin­nen und Ein­künf­te­be­zie­her über der Betrags­gren­ze kön­nen zum Jah­res­en­de 2024/2025 Unter­la­gen aus dem Jahr 2018 und frü­her ver­nich­ten.

Stand: 26. Novem­ber 2024