Das Bun­des­ar­beits­ge­richt hat im Janu­ar 2025 (28.01.2025, 9 AZR 48/24) ent­schie­den, dass Arbeit­ge­ber ihren Arbeit­neh­mern Gehalts­ab­rech­nun­gen auch rein digi­tal zur Ver­fü­gung stel­len dür­fen. Die Zur­ver­fü­gung­stel­lung der Gehalts­ab­rech­nung in Papier­form ist dage­gen nicht (zwin­gend) erfor­der­lich. Damit öff­net die Recht­spre­chung einen Weg zur Digi­ta­li­sie­rung auch in Per­so­nal­the­men. 

Hin­ter­grund des Fal­les

Dem Urteil des Bun­des­ar­beits­ge­richts lag ein Streit zwi­schen einem Arbeit­neh­mer und sei­nem Arbeit­ge­ber zugrun­de, wonach der Arbeit­neh­mer sich gegen die aus­schließ­li­che elek­tro­ni­sche Bereit­stel­lung der Gehalts­ab­rech­nung zur Wehr setz­te, nach­dem der Arbeit­ge­ber flä­chen­de­ckend für all sei­ne Mit­ar­bei­ter ein digi­ta­les Mit­ar­bei­ter­post­fach eins exter­nen Drit­ten zur Ver­fü­gung stell­te. Über die­ses Post­fach hat­te jeder Mit­ar­bei­ter die Mög­lich­keit, die eige­ne Gehalts­ab­rech­nung abzu­ru­fen. 

Der Arbeit­neh­mer woll­te wei­ter­hin eine Abrech­nung in Papier­for­mat erhal­ten, was der Arbeit­ge­ber jedoch ablehn­te, nach­dem er flä­chen­de­ckend für alle Beschäf­tig­ten ein digi­ta­les Mit­ar­bei­ter­post­fach durch einen exter­nen Anbie­ter zur Ver­fü­gung stell­te, über wel­ches alle Arbeit­neh­mer ihre Abrech­nun­gen abru­fen konn­ten.

Der Beschluss des Bun­des­ar­beits­ge­rich­tes und der Vor­in­stanz

Wäh­rend die Vor­in­stanz (Lan­des­ar­beits­ge­richt Nie­der­sach­sen) der Kla­ge der Arbeit­neh­mer statt­gab, lehn­te das Bun­des­ar­beits­ge­richt einen aus § 108 Abs. 1 GewO her­ge­lei­te­ten Rechts­an­spruch des Arbeit­neh­mers auf Zur­ver­fü­gung­stel­lung von Gehalts­ab­rech­nun­gen in Papier­form dage­gen ab. 

Das Lan­des­ar­beits­ge­richt Nie­der­sach­sen argu­men­tier­te in sei­nem Urteil, dass die Ent­gelt­ab­rech­nung eine zugangs­be­dürf­ti­ge Erklä­rung sei und das digi­tal Mit­ar­bei­ter­post­fach nur dann eine geeig­ne­te Emp­fangs­vor­rich­tung für den Zugang dar­stel­le, wenn der Arbeit­neh­mer es expli­zit für den Emp­fang von Erklä­run­gen bestimmt habe. 

Das Bun­des­ar­beits­ge­richt stell­te dage­gen klar, dass die nach § 108 Abs. 1 Gewer­be­ord­nung vor­ge­schrie­be­ne Text­form für die Bereit­stel­lung von Ent­gelt­ab­rech­nun­gen durch die Ein­rich­tung eines digi­ta­len Mit­ar­bei­ter­post­fachs gewahrt sei. Ins­be­son­de­re sei ent­schei­dend, dass die Ent­gelt­ab­rech­nung eine soge­nann­te Hol­schuld für die Mit­ar­bei­ter dar­stel­le. Danach genügt es, wenn der Arbeit­ge­ber die Abrech­nung an einer digi­ta­len Aus­ga­be­stel­le bereit­stellt; der tat­säch­li­che Zugang beim Mit­ar­bei­ter sei dage­gen kein in den Ver­ant­wor­tungs­be­reich des Arbeit­ge­bers fal­len­der Teil. Aller­dings ent­schied das Bun­des­ar­beits­ge­richt auch, dass der Arbeit­ge­ber trotz digi­ta­ler Zur­ver­fü­gung­stel­lung sicher­stel­len muss, dass Arbeit­neh­mer ohne pri­va­te Online-Zugriffs­mög­lich­kei­ten ihre Abrech­nun­gen im Betrieb ein­se­hen und aus­dru­cken kön­nen müs­sen. 

Hand­lungs­emp­feh­lung: Das Urteil gibt Rechts­si­cher­heit in Bezug auf die digi­ta­le Zur­ver­fü­gung­stel­lung von Gehalts­ab­rech­nun­gen. Arbeit­ge­ber müs­sen vor dem Hin­ter­grund der aktu­el­len Recht­spre­chung aber auch dar­auf ach­ten, dass betrof­fe­ne Arbeit­neh­mer ohne eige­ne digi­ta­le Zugangs­mög­lich­kei­ten alter­na­ti­ve Wege zur Ein­sicht und zum Aus­druck der Doku­men­te erhal­ten.