Verlorene oder unlesbare Belege

Betriebs­prü­fer for­dern für grö­ße­re Betriebs­aus­ga­ben im Regel­fall Bele­ge an. Für die Gel­tend­ma­chung eines Betriebs­aus­ga­ben­ab­zugs und die Vor­steu­er ist stets die Unternehmerin/Steuerpflichtige bzw. der Unternehmer/Steuerpflichtige in der Beweis­last. Doch was ist, wenn die Bele­ge nicht mehr auf­find­bar sind, unle­ser­lich gewor­den oder bei­spiels­wei­se in Fol­ge einer Kel­ler­über­schwem­mung unbrauch­bar gewor­den sind?

Handlungshinweise

Um die Fest­set­zung eines Ver­zö­ge­rungs­gel­des zu ver­mei­den, emp­fiehlt es sich zunächst, das Feh­len von ange­for­der­ten Bele­gen mit der Bit­te um Frist­ver­län­ge­rung anzu­zei­gen. Han­delt es sich um höhe­re Rech­nun­gen, soll­te bei den Rech­nungs­aus­stel­le­rin­nen und ‑aus­stel­lern um Über­sen­dung von Rech­nungs­ko­pien gebe­ten wer­den. Dupli­ka­te ret­ten – am bes­ten zusam­men mit Über­wei­sungs­be­le­gen – den Betriebs­aus­ga­ben- und Vor­steu­er­ab­zug im Regel­fall.

Eigenbeleg

Sofern kei­ne Zweit­schrif­ten ange­for­dert wer­den kön­nen, hilft ein Eigen­be­leg. Auf dem Eigen­be­leg soll­te ent­we­der notiert sein, dass die Ori­gi­nal­rech­nung ver­lo­ren gegan­gen ist, oder es soll­te die unles­ba­re Rech­nung ange­hef­tet wer­den. Der Eigen­be­leg muss Infor­ma­tio­nen dar­über ent­hal­ten, aus wel­chen Grün­den in wel­cher Höhe an wen Zah­lun­gen erfolgt sind (z. B. Kauf von Büro­aus­stat­tung für…, am…, Kos­ten net­to zzgl. Umsatz­steu­er, Kauf­da­tum, Ver­käu­fe­rin oder Ver­käu­fer bzw. Bezugs­adres­se). Sofern mög­lich, hilft auch die Benen­nung von Zeu­gin­nen und Zeu­gen wei­ter (zum Zeu­gen­be­weis vgl. BFH-Urteil vom 23.10.2014, V R 23/13 BStBl 2015 II S. 313). Bei ver­lo­re­nen Bele­gen soll­te auch doku­men­tiert wer­den, war­um Dupli­ka­te nicht mehr erhält­lich sind.